こんにちは、技術広報のえんじぇるです。
この記事は技術広報アドベントカレンダー17日目の記事です。
技術広報として、欠かせない業務のひとつ、カンファレンスへの参加・協賛が決まった時にやっていることを紹介します。
お金
カンファレンスの参加・協賛に欠かせないのがお金です。
カンファレンス協賛のためのお金ですが、年間の計画を立てて予算をとっています。
計画策定時には昨年度の実績を参考にするため、協賛費用の変更があった場合にはひと慌てありますが、どうにかやりくりしています。
次に参加費用です。STORES では、カンファレンスに参加するための制度『Canサポ』があります。
仕事をより効果的に行うための知識・スキルアップに向けた勉強会・カンファレンス参加をサポートしています。
・平日業務扱いサポート
・参加費用サポート
利用は申請制なのですが、複数名が参加するカンファレンスで都度申請をしていると承認者の負担となるため、技術広報でとりまとめています。
カンファレンスに協賛する場合は招待チケットをいただけたり、スピーカー、スタッフをするメンバーもいるため、
まずは参加希望者を募り、リスト化してから、何名参加するのか、チケットは何枚必要なのかを計算してから、申請しています。
コンテンツ企画
次にスポンサーとしての準備について紹介します。
カンファレンスごとにスポンサーキックオフを開催します。キックオフでは、カンファレンスに協賛する目的や目標を共有し、役割分担、何を一番伝えたいかを決めます。 iOSDC Japan 2024のキックオフでは、下記のような役割分担をしました。
- ノベルティボックス
- パンフレット
- ブース
- ランチ企画
- コード見せる会
- 事前ブログ
- 事後ブログ
- 関連イベント
めちゃくちゃ細かく分かれていますね！スポンサー活動に関わるエンジニアが多く、それぞれが役割を担っているため、細分化できています。
また、企画の重さによって、担当する人数は変わります。
役割分担後は、各チームやメンバーで分科会を実施して企画を詰めていきます。全体での共有の場も隔週で設けて、進捗管理とズレがないかを確認します。
上記の分科会とは別に、ノベルティやパネルなど、デザインチームに制作を依頼することも多いので、私とデザインチームで週次定例を持ち、制作物の相談をします。
企画段階で利用しているツールは、議事録を残すためのesaとスプレッドシートです。
スプレッドシートでは上述した参加者リストの他に、下記のシートを用意しています。
- スケジュール
- ノベルティ候補リスト
- 予算
- ブース当番表
- 持ち物リスト
管理している項目としては問題ないのですが、esaとスプシでいいのかは改善余地がありそうなので、2025年度は別のツールを模索したいです。
当日やること説明会
カンファレンス開催1週間前には、当日やること説明会を実施しています。
準備から関わっているメンバーもいれば、そうではないメンバーもいるので、カンファレンス当日にどのように動いたらいいのかを共有するための場です。
当日も参照できるようにマニュアルを作っています。マニュアルに書いていることは概ね下記のような内容です。
- 事前準備：持ち物や心持ち
- 会場：会場の場所やブースの場所
- 目的・目標：キックオフで話したことのおさらい
- 当番表：スポンサーブースがある場合はブース当番を決めています
- 当日オペレーション：ブースで何をしたらいいのか
下記はRubyKaigi 2024のやること説明会の項目です。RubyKaigiは3日間＆現地でのミートアップなども企画していたため、項目多めです。
当日やること説明会で、何をするのかを初めて知るメンバーもいるのですが「◯◯の場合はどうするんですか？」などの質問をもらうことで、マニュアルが改善され、当日これを見れば大丈夫なようになっています（多分）。
カンファレンスへの参加・協賛が決まってからやることについて、費用面の管理、コンテンツ企画、そして当日の運営準備という3つの観点から紹介しました。
技術広報を始めた頃は手探りすぎたのですが、カンファレンス協賛を重ねるうちに型ができ、各種ドキュメントが整ったことで、スポンサー活動もスムーズにできるようになってきました。とはいえ、まだまだ改善できることもありそうなので、みなさんのカンファレンス協賛ノウハウもお待ちしております。
それでは、2025年度のカンファレンスでお会いしましょう！よいお年を！
