はじめに ——— 機材管理方法を見直す
テクノロジー部門決済本部QAグループのめありです。QAチームがテストするために大量の機材や検証端末を所持しているに辺り、今回は機材管理の見直しについてお話しします。
そもそもQAって何？を知るには以前記事にさせていただいたこちらをぜひご覧ください。
500を超えるほどの機材
500の中でも主な機種はiOS端末・決済端末・テストカードです。
その他、テストの検証に必要な機材を多々持ち合わせています。
などなど...
機材管理ツールを導入前の管理方法
ツールを導入するまでは全てスプレッドシートで管理していました。現在リモート環境の中機材を持ち帰っているので所有者も管理しており、所有者が変わったら名前を書き換えたり、月に一回行う機材の棚卸しも同じスプレッドシートを使用していました。
スプレッドシートで管理するメリット
編集が楽
スプレッドシートを開いて編集するだけなのでとても簡単に行えます。
また、スプレッドシートは業務でも使用するので親しみやすいのもメリットだと思っています。
スプレッドシートで管理するデメリット
管理が雑になる
これはQAとして一番危険なことです。メリットでも記載した「編集の楽さ」ゆえ誰でも編集できてしまう且つ、更新漏れなどが発生してきてしまいます。
また機材がどんどん増えると管理スプレッドシートに記録も増えていくわけなので容量が重くなり、作業にストレスを感じてしまう可能性があります。
機材管理ツールを導入したきっかけ
これからも機材が増えたり減ったりする可能性と、QAメンバーも人数が増えていくことを想定したら、スプレッドシートで管理するデメリットから管理方法を見直した方がいいという決断に至りました。
管理ツールを探す際に候補をいくつか上げ、比較をしました。比較観点は以下となります。
- 機能
- メリット
- デメリット
- スマホアプリ
- 機材管理方法
- 利用料金
スマホアプリ
こちらはPCだけではなくスマホでも機材の確認や管理ができたら良いなと思っていたので比較観点に入れました。例えばバーコードを作成し機材に貼り、アプリで読み取るとその機材情報がスマホで確認できたり、機材棚卸しもアプリで読み取ればスムーズに且つ確実に棚卸しが行え、作業効率化にもなります。
【fine asset】のツールでデモ運用を試してみる
fine asset のツールを選定し、約1ヶ月の試用期間でデモ運用を開始しました。
実際触ってみて仕様を把握したり、社内運用がイメージ通りにいくかなどを試す期間です。
いざ所有機材を管理ツールへ登録
今まで運用していたスプレッドシートの機材情報を最新化しCSVファイルでインポートし完了です。
機材が多い＝登録情報が多いがために、いくらCSVで取り込むといっても楽ではなかったです。ファイルの容量が重く上手く取り込めなかったり、形式が異なり反映に上手くいかないなど結構苦戦しました。
また管理ツール導入まではスプレッドシートの管理表と併用していたため、余計に管理が難しかったです。(導入準備中も業務で機材は使用され、情報の更新が行われていたため)
そこはメンバーと上手くコミュニケーションを取りながら乗り越えましたが...
fine asset を導入してみて
メンバーから喜びの声
本格導入後はメンバーから「機材の情報が見やすくなった」「棚卸し作業がスムーズになり楽になった」と好評な様子です。
業務の面も、各権限も設けているので情報管理もしやすくなりました。
管理方法改善！ビフォーアフター
Before
After
今後導入を検討しているツール
QAメンバーのスケジュールやタスクが管理しやすいようなガントチャートツールの導入を検討しています。
このように新しい仲間が増えても気持ち良く業務ができるよう日々精進していますので、ぜひ一緒に働いてくれる方お待ちしております！
herp.careers
