この記事は技術広報 Advent Calendar 2022 9日目の記事です🎄
こんにちは、エンジニアリング室のえんじぇるです。11月25日に社内テックカンファレンス"In da STORES"を開催しました。社内オンリーとはいえ STORES 初のテックカンファレンス開催、ハイブリッド形式、参加者は100名を超えるということもあり、準備から当日運営まで緊張しっぱなしでした。無事終えられたので、心晴れやかにレポート記事を書こうと思います。
社内テックカンファレンスの目的
なぜ社内テックカンファレンスをやることになったのか、ことの始まりはエンジニアリング室室長のkwappaさんがアカツキさんでの社内テックカンファレンスについてお話を聞いたらしく、唐突にSlackで宣言していました。
アカツキさんのテックカンファレンスの様子についてはこちら▼
その後アカツキさんのブログを読んで、なんとなくイメージが湧いてきました。技術広報になって数ヶ月、iOSDCやKaigi on Railsには参加した程度の知識でしたが、とりあえず仮でタイムテーブルを作ってみました。すると、とてもテンションがあがってきて、私のやる気も湧いてきました！タイムテーブルは動かないけど、論より動くものを実感しました（論より動くものは、テクノロジー部門のバリューのひとつです）。
社内テックカンファレンスの目的は、発表すること・知ること・交流することでした。STORES は、複数の会社がひとつになった組織で、開発組織も事業ごとに分かれています。ですが、STORES のサービスをオーナーさんがよりシームレスに利用いただけるように事業横断で取り組むプロジェクトも進んでいることもあり、事業の垣根を超えて仕事をしていくことが増えています。それをスムーズに進めるためにも、事業やチームに関係なく、お互いの仕事や人柄を知り、コミュニケーションできる場が必要ということで、今回の開催にいたりました。
In da STORES 名前の由来
せっかくなので名前をつけようと思い、社名変更時に社内報の名前候補としてあがっていた"In da STORES"を使うことにしました。（社内報は『スト通』と呼んでいます）
HIPHOPのスラング "In da house" は「ここに来たぜ！」「ここにいるよ」的に使われる言葉で、" Hey yo! DJ Daisuke in da house!!"（みんな、DJ 大介がきたYO！）のように自分が登場したという意味あいで使ったり、" Tonight, Daisuke in da house! "（今夜、大介がくるYO！）のように、ゲストが来た時の紹介としても使われるようです。
この社内テックカンファレンスも音楽シーンと同じくらい盛り上がりたい、STORES にいるYO！STORES な人たちの登場です！の気持ちを込めて、In da STORES にしました。
社内告知
目的が明確になり、名前も決まったので、社内に向けて告知しました！esaで概要を書き、Slackでアナウンス。ハイブリッド形式だったので、参加方法についてGoogleフォームで回答してもらいました。告知した途端に、もう引き返せないんだなと…プレッシャーを感じたのを覚えています。
社内テックカンファレンスに向けて準備したこと
イベントロゴやバーチャル背景などのデザイン
場を盛り上げるには、まずロゴがなくっちゃ！と、イベント名を決めてすぐにロゴの作成をデザインチームに依頼しました。最終的にはロゴ以外にも、
- バーチャル背景
- 名札データ
- 登壇者用Tシャツ
- ステッカー
- 告知用バナー
- Slackスタンプ
と、たくさんのものを作ってもらいました。デザインのおかげでカンファレンス感が一気に増しました！
コンテンツ委員会の設置
エンジニアリング室だけでは人手不足なので、コンテンツ委員会を募り、委員会メンバーにプログラムの作成など下記をお願いしました。
- タイムテーブルの検討・調整
- 登壇者へのリマインド
- LT大会の運営方法検討・募集
- 司会
- 基調講演の準備
- 配信サポート
9月に作ったタイムテーブルは跡形もなくなり、登壇方法（オンライン・オフライン）や休憩時間が加味されたタイムテーブルになり、司会も引き受けてもらい、CTOにお願いした基調講演も滞ることなく準備が進み…とコンテンツ委員のみなさんには感謝しかありません。
会場レイアウトの検討
50名程度がオフライン参加するだろうとのことで、オフィスに収まるのか？という不安を抱えながら、kwappaさんと会場レイアウトを考えました。オフィスで机や椅子を動かし、メジャーで図り、社内にある移動可能な椅子の数を数えて…という地道な作業を経て、レイアウトを決めました。
ハイブリッド形式だったので、会場での発表を配信する必要がありました。ITチームに協力を仰ぎ、構成や前日のセッティングなどを手伝ってもらい、準備を進めました。
経営陣からのメッセージ動画
アカツキさんのブログを読んで、やりたいと思ったことのひとつが動画です。カンファレンスといえばCM動画でしょ！みたいな気持ちもありました。ただ動画を作るために予算を確保するのは難しかったので、ミニマムでできること、かつ参加者が見てちょっとテンションがあがることを目標にし、経営陣のみなさんにメッセージをくださいと依頼しました。1人1分程度のメッセージ動画を撮ってもらい、iMovieでオープニングモーションと字幕をつけました。このメッセージ動画は当日まで内緒にしていたのですが、さほど大きなサプライズにはなりませんでした（笑）。とはいえ、経営陣にテックカンファレンスを開催すること、その目的を知ってもらう機会にもなったので、結果オーライです。
応援うちわの作成
開催1週間前のテクノロジー部門のレビュー会で、In da STORESに対する思いを話す時間をもらいました。その時に話した内容が下記なのですが、
- In da STORES 、ライブなのでは？？？と思い始めている
- イベントやカンファレンスでみなさんが登壇する姿を見るのが一番アガる
- アイドルのマネージャーが舞台袖でライブを見ている気持ち
- 登壇者のみなさんによい舞台を用意できるように頑張りますので、楽しんでください
- 視聴されるみなさまは推しを応援する気持ちで、当日も声援をお願いします
すると、みんなが盛り上がってくれたので、
あれ、これは応援うちわ作らないとな…？という使命感にかられ、応援うちわを作りました。
懇親会の準備
企画等は用意せず、オフライン参加の方には寿司やサンドイッチ、オードブルを発注。オンラインで懇親会に参加する方にはnonpi foodboxを注文しました。
当日の様子
目的は果たせたのか？
さまざまな準備を経て、当日を無事終えたのですが、目的としていた発表すること・知ること・交流することは達成できたのでしょうか。開催後にアンケートの回答をお願いしました。
発表すること
セッション発表ではテクノロジー部門の各本部から20名が、LT大会では6名が発表しました！プログラムは半日で、1トラックではありますが、当初想像していたよりも多くの方に発表してもらうことができました。また、アンケートで次回開催時に発表したいかを聞いたところ…
半数以上が発表したいと思ったとのこと。運営として、とても嬉しい結果です。次回の開催が楽しみになりました！
知ること
各発表を通して、他チームの仕事を知る機会にもなりました。
交流すること
今回は発表メインのプログラムで、交流の場としては懇親会を用意しただけだったので、あまりいい結果にはなりませんでした。次回は交流を促進する企画を考えたいと思います。
アンケートでもらったコメントも一部紹介します。
リモートで他部署がやっている技術的なことや、メンバーの顔が全然見えてなかったので、それらを知ることができてとてもよかったです。
次回はオフラインで参加したいなと思いつつ、個人にオンライン・オフラインの選択が委ねられているのは大変ありがたかったです。
リモートの環境下で入社したためリアルにメンバーと話す事ができたのが個人的には一番良かったです。
普段接点がない同僚エンジニアの方を知る機会となった非常に良いイベントでした。
参加前は、「半日だから短いかな??」と思っていたけれど、休憩が短くセッション発表がしっかりあったので最後のほうは少し疲れてしまいました。でも半日だから許容できるレベル。
運営としての改善点は色々とあるものの、参加してくれたみんなも楽しんでもらえたし、目的は果たせたんじゃないかと思います！何より自分自身が準備〜当日まで、とても楽しかったです。発表しているみんなの姿を見ている時が至福でした。（とはいえ、運営でゆっくりは見れなかったのが後悔…！）
今後も社内テックカンファレンスを続けていく予定なので、「うちではこういうことしているよ」「ここを工夫するとよいよ」などアドバイスがありましたら、ぜひ、ぜひ教えてください！（切実）Twitterでご連絡いただけると泣いて喜びます。
STORES の社内テックカンファレンス"In da STORES"が気になった方は、ぜひ入社いただいて、いっしょに楽しみましょう！エンジニア絶賛募集中です！
